安全生产文件和档案管理制度
一、目的
为了规范安全生产文件和档案的管理，确保安全规章制度和操作规程编制、使用、评审、修订的有效性，建立文件和档案的管理制度，进一步明确责任部门、人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求，使文件充分发挥在各项工作中的指导作用，结合集团公司实际情况，特制订本制度。
二、适用范围
适用于集团公司安全生产文件和档案资料的控制与管理。
三、工作职责
3.1安全风险部负责制定本制度，并负责综合监督指导。
3.2安全风险部为安全文件资料管理部门，具体负责收集、管理与控制集团公司安全文件和资料；各部门具体负责收集、管理本部门的安全文件和资料。
3.3集团公司发布的安全生产文件，应符合集团公司文件和档案管理的标准要求。
四、管理内容
4.1文件资料收集和处理流程
4.1.1安全规章制度的管理流程一般包括编制、评审、发布、使用、修订五个环节，新修订的管理制度应注明生效日期。
4.1.2安全生产文件和档案资料内容主要包括如下：
4.1.2.1安全生产工作目标责任书；
4.1.2.2政府机关、上级部门发来的与集团公司安全工作有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等资料；
4.1.2.3内部的各种安全工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等；
4.1.2.4安全生产组织机构、网络等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料；
4.1.2.5重要的安全会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等；
4.1.2.6制度文件：有关部门制定和下发的制度性文件，安全生产方面的通知和通报等，集团公司制定的各项安全生产管理制度；
4.1.2.7安全检查、安全学习、安全宣传、培训教育活动情况资料等；
4.1.2.8生产安全事故应急预案、事故记录和报告资料、事故调查处理材料；
4.1.2.9其他具有查考价值的文件资料。
4.1.2.10新建、改建和扩建项目“三同时”风险评价信息
4.1.2.11特种设备、危险源等台账记录。
4.2立卷归档
4.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。
4.2.2应按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据编好的立卷类目，采取相应的措施进行分门别类。
4.2.4集团公司需要长期保存的安全档案，在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档、送集团公司档案室保存。
4.2.4各种文件资料按类别进行排列和系统化，应层次分明，填写卷内文件资料目录。
4.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
4.3文件和档案保管
4.3.1档案必须入柜，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
4.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
4.3.3档案和文件应存放在固定、明显并易于查阅的位置，确保对安全生产管理有效。
4.3.4对过期或作废的文件要及时销毁，不能混放，防止误用。
4.4文件和档案保存周期
4.4.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求、安全培训记录、事故及案例、法定检测记录；关键设备设施档案；应急演练信息；维护和校验记录等永久保存。
4.4.2主要安全生产文件、事件记录、风险评价信息、标准化系统评价报告等长期保存。
4.4.3检查、整改记录；安全生产会议记录；安全活动、承包商和供应商信息记录短期保存。
4.5文件和档案借阅及档案发放
4.5.1文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，外单位借阅须经安全风险部负责人及分管领导签字同意；借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。
4.5.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。
4.5.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。
4.5.4安全规章制度应采用固定形式发布，如通过红头文件形式或在内部办公网络发布等，发布范围应覆盖制度相关的部门和个人。
4.5.5发布的文件应有专人管理，不得随意翻印、复制。
4.6文件和档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经集团公司分管领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。
4.7文件和档案统计
4.7.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
4.7.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
4.7.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
4.7.4统计数字要准确真实。
4.7.5对永久、长期、短期保存的文件和资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
4.8文件和档案保密
4.8.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
4.8.2不得传播、议论有关机密问题。
4.8.3文件和档案资料未经部门负责人批准不准带到公共场所。
五、附则
5.1本制度由集团公司负责解释并监督执行。
5.2本制度自发布之日起执行。
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