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威海热电集团有限公司 物资管理制度(试行)

政务公开

威海热电集团有限公司 物资管理制度(试行)

  • 分类:咨询监督
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  • 发布时间:2021-12-10 08:11
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威海热电集团有限公司 物资管理制度(试行)

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威海热电集团有限公司

物资管理制度(试行)

 物资采购计划管理规定

一、各公司在每年10月份提报下年度的工程、大修、技改、零修、日常维护等物资的年度计划。

(一)各公司生技科负责编报基本建设、生产检修、技改工程等物资计划;

(二)各公司供热服务科负责编报外网维护物资计划;

(三)各公司办公室负责编报劳动保护用品计划;

(四)工程管理部门负责按项目名称编报外网工程施工物资计划

二、生产常用易损备品备件和事故备品,实行定额计划管理,由各公司生技科会同运行、检修、热化车间编制《备品备件定额》,报集团生产技术部汇总审批后执行。

三、列入年度大修、技改、基建外网工程施工项目计划的,需用单位应提前30天提报物资需求计划,供货时间较长的应提前60天;生产维护用物资,需用部门应提前10天提报物资需求计划。金额较大,按规定需招标采购的,按集团规定时限执行。

四、需求部门编制物资需求计划应按照集团统一的物料编码,并明确物资的名称、规格、型号、数量、用途或项目(工程)类别、需用时间等。

五、物资需求计划和备品备件定额的上报、审核、批准,按照审批工作流程进行。

所有物资需求计划审批结束自动返到集团物资管理部,物资管理部在做好全集团各仓库物资统筹调拨、平衡利库、压减库存的前提下,将计划单下发至相应采购部门,具体的权限分类如下:

物资管理部负责(除煤炭之外)集团统一采购物资的采购工作,含生产、检修用品、备件、劳动保护用品、化水运行药品、供热管网管道及配件、供热站房用设备材料及固定资产类及基建类物资(需公开招标、内部招标采购的物资)。

各热电办物资管理处负责采购的物资,包括机加工维修、生产(供热)急需的物资、部分经招标确认价格及入围供应商的物资等。

因事故状态、紧急抢修等特殊情况急需的物资,采购申报经分管领导同意,物资管理部负责人接到通知后,本着特事特办原则可安排相关采购员先行采购、送货,并告知所属管办相关人员,但应在三日内补办物资需求计划并注明“补充计划”字样、补办审批流程。

 物资采购管理规定

  • 基本原则

(一)物资采购方式

1.招标采购,按照《威海热电集团有限公司招标管理办法》执行。

2.询价、比价采购。市场波动较大不能签订长期供货合同的、不经常用的备品备件和抢修用物资的,采取多方询价、货比三家以上的方式采购。

(二)物资采购供货商应从合格供应商名录中确定,供应商名录的建立、评估、筛选、管理,按照有关规定执行。

(三)采购工作程序:

1.物资采购部门根据物资需求计划,确定采购数量、采购方式等;

2.属于招标采购的,物资采购部门负责提出招标申请、与中标的厂家联系、履行合同审批和签订程序、执行合同、组织采购等;

3.属于询价、比价采购的,由采购经办人员负责编制《物资采购比价表》,经批准后组织采购。询价报价单需有报价单位的盖章和代理人签字,并与比价审批单一起存档。

(四)物资采购,属于招标采购的、非长期供货厂家定点采购的、单项或批次价值超过5万元以上的、技术要求复杂的、要求有质量保证的物资采购,必须签订合同(有招标年度单价合同的除外)。

(五)集团物资管理部应建立供应商评价体系,每季度或年度组织相关部门共同对供应商在产品供应质量、交货期、交货量、信用度、配合度、售后服务等方面进行评估。集团物资管理部根据评估结果,调整与更新合格供应商名录档案。

二、物资采购要求

(一)单宗物资超过30万元(含30万元)以上须进行公开招标采购,投标厂商不得少于三家(部分不可替代厂家或专利性产品的物资、备件需技术部门作出说明经审批后可协商采购)。大于10万元小于30万元的物资采购须进行自主招议标采购(部分不可替代厂家或专利性产品的物资、备件需技术部门作出说明经审批后可协商采购)。小于10万元物资采购须进行询价采购,比价、招议标采购厂家不得少于三家。

(二)业务员应根据计划使用时间,确定到货时间。对不能够保证按时到货的计划单及时通知计划提出人。

(三)采购物资优先选择行业排名靠前的厂家,严格审核厂家供货资质证明材料。

(四)紧急物资申购报经分管领导同意,物资管理部负责人接到通知后,本着特事特办原则可安排相关采购员,按照发起人的物资需求开展采购事宜,并告知所属管办相关人员,采购员必须严格遵守“四同四比、择优订货”的原则。

(五)需要外出市场考察确定供货厂家的,考察后要有书面考察报告,考察报告要由考察人签字报分管领导,并随相关合同存档。

三、询价、比价采购

(一)采购物资时,业务人员应根据要采购物资的信息变化,进行询价、比质、比价采购。

(二)业务员必须严格遵守物资采购管理规定,熟悉物资供应渠道,了解市场价格行情,严格按确定的合格供货商名单采购,并遵守“就地就近,同样产品比质量,同样质量比价格,同样价格比信誉,同样信誉比付款方式” 择优订货的原则,确保以合理的价格采购到合格的产品。

(三)业务人员在询价时应将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息以微信、短信、书面订货函、邮件或传真等形式发给供应商,供应商以书面传真或邮件的形式回复最优报价。

 

 

 合同管理规定

一、合同签批程序:原则上单笔业务超过5万元的必须严格执行物资采购管理流程签订采购合同。

二、物资的采购合同必须先经审批批准,内容要经法务部审核无误盖章生效后,方可执行采购业务。购货合同留存四份,法务部(存档)、财务部、物资管理部、技术部门各一份。

三、传真合同:传真合同在合同条款中要注明传真件有效。

四、签定合同时,必须注明合同号,称谓必须用全称,并与印章必须一致,合同签字人与授权人要相符,合同签字人和签字时间要齐全。

五、资料存档管理规定

(一)合同执行中,如产品出现质量异议时,供需双方形成的会议纪要或备忘录等,按要求附产品合同一起存档备案。

(二)合同执行中,因产品质量问题并造成我公司经济损失的,要将事情经过及处理结果形成文字材料,附合同一起存档备案。

供应商管理规定

为优化、开发供应商资源,建立供应商市场准入和业绩评估体系,维持供应商队伍稳定可靠,为公司生产、建设提供可靠的物资供应保障,特制定本制度。

   供应商管理的范围,包括对供应商的调查、选择、开发、使用、评价和控制等综合性管理工作。调查是基础,选择、开发、评价、控制是手段,使用是目的。

  • 供应商管理的核心是在供应商资源调查基础上,形成优存劣汰机制,编制《合格供应商名录》。
  • 《合格供应商名录》是采购工作中选择、使用供应商的主要依据。对于未列入《合格供应商名录》的供应商,经过调查、评估合格后,列入合格供应商名录新增部分。
  • 对于未纳入《合格供应商名录》,未经过调查、评估,或经过调查、评估后不合格的供应商,无投标资格或供货资格,不得使用。
  • 对于提供虚假资料,骗取《合格供应商名录》资格的供应商,一经查实,做无条件除名处理。

票务、单据管理规定

  • 物资管理工作中的账簿、单据、卡片是物资和资金流动的依据,是搞好物资管理,合理使用资金,降低成本的重要环节,必须严细管理。所有账、卡、单据和报表,都必须按记账规则记录和核算,并做到账账、账单、账卡、账物相符。
  • 仓库管理应建立物资保管账簿、入库单、出库单和物资卡片。物资出入库,物资保管员要开具出入库单,并详细、准确记入物资保管账簿中;物资卡片应填写物资的名称、规格、型号和数量,库存物资应一物一卡,一库一账,账、卡、物相符。
  • 物资管理部对统一采购的物资建账管理,定期检查采购物资的使用情况。
  • 四、零星采购供货商依据入库单开具发票,招标采购供货商按照合同要求开具发票;发票由业务人员接收,移交材料会计,接收及移交要有移交手续。材料会计定期对票据进行维护管理,按财务部门要求汇总相关单据,及时(20个工作日内)与财务部门交接入账,不能按时入账必须注明理由,无正当理由的予以通报并进行相关处罚

物资出、入库管理规定

一、物资入库管理

  • 资到货时,供货商需提供由业务人员通知的相关信息(包括计划单号、价格及具体的货物名称、型号、数量等),仓库经办人按《采购订单》的内容收料,核对货物名称、型号和数量与送货单、装箱单是否一致,是否与《采购订单》相符。
  • 物资到货时需通知计划提出人,仓库经办人员收货后必须在送货单上签字,然后将货物卸至仓库指定地点做好标记。
  • 易耗品、杂品、工具或仅需外观检验的物资,可由仓库人员自行验收,检查外观质量是否符合规范,是否完整,标识是否清楚,有无损坏。
  • 凡属设备类产品到货验收时,生技科专工必须到场根据设备订货技术协议认真核对型号、参数及配套附件,查看合格证、使用说明书、出厂检测报告等是否齐全、相符,确认无误后在仓库验收记录单上签字,做好到货登记。
  • 根据合同规定,需要过磅的,过磅后仓库经办人、地磅人员业需在过磅单上签字。钢材类产品需附产品质量证明书、合格证,由经销商提供的产品质量证明书中经销商的印章必需为红章。对不符合合同标准要求的产品不得办理验收入库手续。
  • 直接卸货到现场的物资,仓库管理员应到现场验货,并办理有关手续。
  • 仓库管理员不得无计划接货及超计划接货。本项由经手的仓库管理员对收货的合理性负责。
  • 无特殊情况,仓库不得暂存无入库手续的物资。对于生产急需抢修物资确实需要办理代存的货物要做好登记录,由仓库负责人签字、确认。
  • 不合格物资或未经专工鉴定的无合格证、材质单等物资严禁入库,并通知采购业务员和物资管理处处长,及时补办相关手续或做退货处理。
  • 物资应当日入库,当日记帐。坚持月底结帐清点制度。所有物资验收记录要保存好。
  • 低值易耗和通用类物资由仓库提出采购计划,按前述的程序审批采购,部分通用类物资实行“零库存管理”。
  • 设备备品定额低于备品定额的由生技科视实际情况提出采购计划,按前述的程序审批采购。
  • 废旧物资退还仓库时,必须办理退库登记手续。领用废旧物资时实行批料单制度,仓库应详细登记废旧物资帐。工程外协单位退料时须持工程材料计划单,并经分管业务副 总以上领导签字确认是我方所供工程材料,且为成品、合格、有利用价值的物资,方可办理退库手续。

 

二、物资出库管理

    • 物资领用前,按批准权限审批开据领料单,领料单需分管副总以上领导签字。
    • 领料单应注明规格型号、单位、数量、用途等,有特殊情况应注明。型号等不明确,仓库不得发货。
    • 物资发放应严格按批准的物资需求计划办理,无特殊情况严禁无计划发料。
    • 仓库管理员应做到无单不发货,发货前认真核对领料单内容。事故抢修物资由公司级值班领导或抢修部门负责人批准,可先发放,三天内补办领用相关程序。
    • 领用剧毒、炸药等物资须经使用部门负责人审核签字,报分管领导审批,按照批准的物料申请计划办理领用手续。保管员发料并作好记录。贵重物资如白金片、银焊条等审批后依据物料申请计划领用。
    • 物资应当日出库,当日出帐。坚持月底结帐清点制度。
    • 外来协作单位领用物资,必须凭各单位分管业务副总以上领导签字批料单,且需附工程项目材料计划单(批料单必须与计划单上材料相符),出库时必须注明工程项目名称、用途,无单不得发货。
    • 领用物资时,双方应共同清点数量,查看外观、质量、名称、型号及规格。领料人确认无误领料出库后,如发现差错由领料人负责。
    • 仓库保管员在系统做相关物资出库程序操作,并打印出库单,领料人签字。

仓储管理规定

  • 入、出库物资必须每天上帐,入库物资应按物资目录分类、分库、分区储存,同类物资按规格型号顺序排列,做到库、架、层、位“四定位”,账、卡、签、物齐全相符;根据物资的形状和性质分类、捆扎、码垛摆放,按照先入先出、下摆重、上摆轻、顶层摆不常动物品的原则,上库架做到标记明显、整齐美观、便于收发和盘点。
  • 每一库房(料场)应设置物资存放平面定置图,标示各类物资存放的区域,库架(货位)应设置类别标牌,以便识别,防止堆放混乱。
  • 入库物资按其性质确定保管的库房、保养的方法和措施:易燃、易爆、易中毒、易感染、易腐蚀的物资必须专库、专区、专架、专位,与其他物资隔离储存;精密仪器、仪表类物资应密封、保温;金属类物资应防潮、防锈、防腐蚀;纺织品类物资应防虫蛀、鼠咬、潮湿;橡塑类物资应防热连粘、老化、重压变形;玻璃瓷器类物资应避免碰撞、挤压;液体物资应防碰撞、挤压、渗漏、挥发;露天仓储的物资应防晒、防湿、防冻、防风、防火。
  • 各公司仓库应按需要配齐保管员,按库区划分责。
  • 物资保管员应对所保管的物资按物资性质所要求的条件,采取可靠措施进行保管和保养,并每天巡回检查,发现隐患,即刻处理,保证库存物资无丢失、无腐蚀、无变质、无损坏、无事故;应熟知自己所保管物资的种类、用途、保管保养技术要求。
  • 仓库人员对库存的物资要随时检查清点,以保证账、物、卡相符
  • 所有物资必须入库后方可出库,特殊情况需直接送到现场的物资,必须由仓库人员到现场收货,否则不得办理入库手续。
  • 对易燃、易爆物资管理:气体、油类、油库等,要加强安全检查和定期巡检制度,消防设施配套要齐全。
  • 防洪应急物资储备要不定期检查,确保物资齐全,随时可用。
  • 各仓库结合财务及其他相关部门每半年盘点一次并出具盘点报告,年终盘点出具年终盘点报告。

 

 

废旧物资管理规定

    一、 物资管理部是公司处理报废物资的唯一部门。任何部门和个人不许私自回收和处置。各部门应及时将待处理的报废物资移交物资管理部。

二、报废物资处置:

报废物资分固定资产类和非固定资产类。

(一)属于固定资产类的报废物资,资产管理部门要办理《固定资产报废审批单》,履行审批程序,报财务部备案。经鉴定同意报废的固定资产,经批准后交物资管理部进行处理。

(二)属于非固定资产的报废物资,由使用部门按要求办理退库手续,运送到仓库指定地点,由物资管理部各物资处进行处理。

报废物资处置应根据招议标结果确定报废物资回收单位。根据招议标结果由物资管理部与买方签订出售合同。

退库的危化品物资要定置管理,设专人保管,定期处理。未经办理鉴定、审批报废手续的报废物资,任何人不得私自进行处理、废弃、拆卸和销售。

配件加工、设备加工维修管理规定

(一)外协加工、维修的配件、设备由使用部门发起申请,相关领导审核批准。

(二)技术复杂的由专工作为技术负责人审核签字,并出具图纸、方案。

(三)设备、配件维修完成后,由使用部门(专工)负责组织验收,检查、试验合格后,在设备加工维修验收单上填写验收意见。验收单一式两份,计划发起人、维修单位各执一份。验收合格,外协加工、维修申请人办理接收手续,维修单位持计划单、验收单附发票办理挂账手续。验收不合格,联系物资管理部重新维修或提出其它处理意见。

气体气瓶的采购、验收、使用管理规定

为规范气瓶的安全使用,加强易燃易爆物品的管理,避免出现气瓶安全事故,根据《中华人民共和国电业安全工作规程》,制定本规定:

  • 气瓶的定期检验周期、报废期限应当符合有关安全技术规范及标准,供气单位供应气瓶时,必须提供气瓶的检验证明,定期检验标志如钢印标记、颜色标记、充装标签由仓库检查并做好记录,对不符合要求的气瓶拒绝接收;库存气瓶必须按国家要求定点存放。
  • 工作中运输和装卸气瓶时,必须配戴好气瓶瓶帽和防震圈,轻装轻卸,严禁抛、滑、滚、碰、撞、敲击气瓶,各安全阀要经常检查。
  • 氧气瓶注意防止近油、爆晒,不得近火或靠近其他热源;运输时不得滚动或相互碰撞,不能与其他可燃物、可燃气瓶同车运输。
  • 仓库发放气瓶时,气瓶所有附件应符合规定,使用部门退库时应维持原状,附件损坏时凭批料单以旧换新,禁止将防震圈取下搁置一旁。
  • 乙炔瓶工作时应直立放置,不准倾斜使用。不得摇动或碰撞;瓶体表面温度不得高于40℃应置于阴凉通风处存放使用。
  • 乙炔瓶与氧气瓶隔离距离以及与明火距离不应小于10米,气瓶附近禁止吸烟。
  • 所有气瓶必须具有气体气瓶颜色标志,即氧气瓶的气体气瓶颜色为淡兰色;乙炔气瓶的气体气瓶颜色为白色。

物资出集团公司生产区的管理规定

为确保集团公司内部生产安全,加强对物资出入公司的规范性管理,特制定如下管理规定:

(一)本集团公司的车辆携带少量物资出公司,必须到门卫登记,并写清楚物品名称、数量、去向。经门卫核查后,方可放行。

(二)本集团公司的车辆携带设备及大批量物资,必须持有分管副总或部门负责人开具的出门证,并将出门证交给门卫,经门卫核查后,方可放行。

(三)对外单位的车辆携带物资出公司,必须持有分管副总或部门负责人开具的出门证,并将出门证交给门卫,经门卫核查后,方可放行。

(四)在非工作时间内,如有紧急情况携带物资出公司的,必须有分管副总或部门负责人的通知,方可放行,事后必须及时补办出门手续。

(五)对携带的物资与开具的出门证不相符的(如有多带物资的),门卫值班应及时上报保卫部,由保卫部门进行处理并追究相关人的责任。

(六)对本集团公司及外协单位的职工不履行管理规定,携带物资出公司的按有关规定进行处理。

物资管理考核奖惩管理规定

、物资管理部负责按照《威海热电集团有限公司物资管理制度》对各公司物资管理进行监督和考核。事前和事中按照物资管理的程序进行各环节的监控,事后进行检查,对发现的问题提出处理意见。

、发生下列情况之一的,根据情节轻重,依法依规追究相关人员的责任:

1.因工作失误,造成物资损失浪费的;

2.因物资采购和筹资时间延误、采购程序不规范、供货商考察不严格等造成损失的;

3.因质检、验收、仓储、使用等管理不善,发生物资流失、质量损失、亏库损失的;

4.其他因工作不负责任而造成物资损失的。

5.未严格执行本规定,造成损失的责任人除赔偿经济损失外,根据损失数额进行调离岗位、待岗、开除公司籍等处理。违反经济考核细则及厂规厂纪的,附带处理。数额巨大,按法律程序处理。

 

 

 

 

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